Digitalisierung ist durch Corona noch mehr in aller Munde als es bisher schon war. Sehen Sie dies als Chance, digitalisieren Sie jetzt Ihr Unternehmen und gehen Sie gestärkt in die Zukunft.

Wie wird Digitalisierung in Ihrem Unternehmen interpretiert? Durch die Folgen von Corona bedeutet für viele Digitalisierung: Im Homeoffice arbeiten, per Skype/Zoom kommunizieren und per Smartphone telefonisch erreichbar sein. Oder bedeutet es: Dass Papierbelege durch ein PDF-Dokument getauscht werden? Aber ist es das wirklich?

Digitale Transformation oder Digitalisierung bedeutet nicht Papier durch einen Scan zu ersetzen oder einen Papierprozess eins zu eins umzusetzen. Der Focus liegt auf der Implementierung neuer und einfacherer Prozesse. Jeder Prozessschritt muss für sich neu bewertet, hinterfragt und gestaltet werden. Ziel ist es, einen durchgängigen Workflow zu erhalten, bei dem ein manuelles Eingreifen nicht notwendig ist.

Um dies umzusetzen, sollten Sie an die digitale Transformation offen herangehen und die Bereitschaft haben, neue Wege zu gehen. Wie Sie in diese Transformation starten können, möchte ich Ihnen anhand der kaufmännischen Prozesse in der Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater näherbringen.

Die Basis dafür ist, dass Sie ihre Rechnungen nicht mehr in Papier erhalten. Schreiben Sie ihre Lieferanten an, dass Sie nur noch digitale Rechnungen akzeptieren. Die Umsetzung dieses Prozesses ist einfach und birgt ein immenses Einsparpotential an Zeit, die Sie für andere wichtige Themen verwenden können. Die per Post eingehenden Belege zu scannen, ist nicht effizient.

Sinnvoll ist es ein extra E-Mail-Adresse anzulegen, mit der alle Rechnungen des Unternehmens empfangen werden, z.B. rechnung@sommerstedt.de. Auch das automatisierte Abholen Ihrer Rechnungen von Plattformen wie Amazon oder Vodafone ist möglich. Somit stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen von Ihren Portalen vorliegen.

Die Belege werden per Schnittstelle automatisiert an DATEV Unternehmen online übergeben. DATEV Unternehmen online ist ein sicheres Cloud-Portal für die effiziente Zusammenarbeit von Mandanten und Steuerberatern.

Durch den Einsatz von moderner Software werden notwendige Angaben für die Erfassung der Belege automatisiert ausgelesen und vorbelegt, sodass diese nur noch bestätigt werden müssen. Der Erfassungsprozess wird stark vereinfacht. Die erfassten Rechnungen können Sie direkt vom Belegbild überweisen, da die Bankverbindung mit ausgelesen wird. Eine weitere manuelle Erfassung in einer Banking-Software entfällt.

Die Kontoauszüge werden jeden Morgen automatisiert bereitgestellt und mit den offenen Forderungen und Verbindlichkeiten abgeglichen. Ein manuelles Abgleichen der Kontoauszüge ist nicht mehr notwendig. Des Weiteren sind die aktuellen offenen Posten ersichtlich.

Ihre Vorsysteme sollten mit eingebunden werden. Setzen Sie bereits ein GoBD-konformes Faktura System ein? Häufig können Ihre Rechnung direkt per Online-Schnittstelle übernommen werden. Wichtig zu wissen: Werden Word und Excel als „Schreibmaschine“ genutzt, also die Rechnung nur auf Papier gedruckt und nicht gespeichert, ist dies in Ordnung. Sobald die Rechnung in einer Word/Excel Datei gespeichert werden, sind dieses revisionssicher zu archivieren!

An dieser Stelle wird ersichtlich, dass bei digitalen Unterlagen andere gesetzliche Anforderungen zu berücksichtigen sind als bei einer analogen Erfassung. Sprechen Sie Ihren Steuerberater hierauf an. Wussten Sie, dass elektronische Belege (z.B. die PDF-Rechnungen) Originalbelege sind und somit elektronisch archiviert werden müssen.

Durch die Umstellung ersparen Sie sich monatlich den „Pendelordner“ für den Steuerberater vorzubereiten und abzugeben. Sie haben alle Belege rund um die Uhr von jedem Ort aus durch die Nutzung einer Cloud im Zugriff. Die Belege werden mit Zugang bei Ihnen direkt in der Cloud erfasst. Ein Mehrwert daraus ist, dass Ihre Buchhaltung bereits am Monatsende fertig ist. Extra Tage für die Vorbereitung der Buchhaltung gehören der Vergangenheit an. Die wöchentliche Verarbeitung Ihrer digitalen Buchhaltungsdaten schafft neue Möglichkeiten zur Unternehmenssteuerung. Ihnen liegen top aktuelle Zahlen Ihres Unternehmens vor. Damit geht eine Optimierung Ihres Forderungsmanagements und Ihrer Liquidität einher.

Eine Liquiditätsplanung und Rentabilitätsplanung kann erstellt werden, die zu Zeiten von Corona an Bedeutung für viele Unternehmen gewonnen hat. Mandanten haben mir berichtet, dass sie mehr als 50 Prozent Ihrer Verwaltungstätigkeiten eingespart haben. Dies schafft Freiräume, um Ihren Focus auf das Wesentliche, die Weiterentwicklung und Steuerung Ihres Unternehmens zu legen.

Jedes Unternehmen setzt individuelle Software ein. An dieser Stelle ist es wichtig, dass Sie Ihren Steuerberater als einen kompetenten Partner an Ihrer Seite haben. Er sollte Sie bei der Umstellung der Systeme, der Einführung Ihrer Schnittstellen und bei der betriebswirtschaftlichen Auswertung Ihrer Zahlen unterstützen.

Durchgängige und digitalisierte Prozesse erleichtern Ihnen den Arbeitsalltag. Sie sparen dadurch Arbeitszeit, haben aktuelle Zahlen und können sich auf die Zukunft fokussieren.

Corona hat uns gezeigt, wie schnell die Welt sich von heute auf morgen komplett verändert. Umso wichtiger ist es, sich den Herausforderungen zu stellen und mit einem positiven Mindset die eigene Zukunft zu gestalten.

Ihre Stefanie Sommerstedt

Steuerberaterin